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使用Office，可以幫助我們更好地完成日常辦公和公司業(yè)務(wù)。盡管現(xiàn)在的Office組件越來越趨向于集成化，但在Office 2000中各個(gè)組件仍有著比較明確的分工：一般說來，Word主要用來進(jìn)行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作；Excel主要用來進(jìn)行有繁重計(jì)算任務(wù)的預(yù)算、財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作；powerpoint主要用來制作演示文稿和幻燈片及投影片等；access是一個(gè)桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序；outlook是一個(gè)桌面信息管理的應(yīng)用程序；frontpage主要用來制作和發(fā)布因特網(wǎng)的Web頁面。

針對大家的日常工作，我們對各個(gè)軟件的使用提出如下建議：

如果進(jìn)行書信、公文、報(bào)告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等一些文字集中的工作，可以使用Word 2000應(yīng)用程序；如果要進(jìn)行財(cái)務(wù)、預(yù)算、統(tǒng)計(jì)、各種清單、數(shù)據(jù)跟蹤、數(shù)據(jù)匯總、函數(shù)運(yùn)算等計(jì)算量大的工作，可以使用Excel 2000應(yīng)用程序；

如果要制作幻燈片、投影片、演示文稿，甚至是賀卡、流程圖、組織結(jié)構(gòu)圖等，可以使用Powerpoint 2000應(yīng)用程序；

如果要建立圖書、歌曲、通訊錄、客戶訂單、職工自然情況等方面的數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和維護(hù)，可以利用Access 2000應(yīng)用程序；

如果要為個(gè)人、公司制作網(wǎng)頁，F(xiàn)rontPage 2000是最佳的選擇，利用它來制作網(wǎng)頁，簡便、快捷、高效；

如果要保存郵件的名單，包括E-mail地址和Fax號碼，可以使用Word、Excel、Outlook等應(yīng)用程序來保存數(shù)據(jù)資料；

如果要聯(lián)系、跟蹤客戶，并建立表單以持續(xù)跟蹤，可以使用Outlook 2000應(yīng)用程序的聯(lián)系管理功能建立聯(lián)系人列表、安排日程、打跟蹤電話等，使用Word 2000應(yīng)用程序有選擇地將客戶聯(lián)系資料并入word文檔中，并由它進(jìn)行打印、跟蹤表單和信函等；

如果要建立用于演示文檔的金融、財(cái)會數(shù)據(jù)報(bào)表，可以先使用Excel應(yīng)用程序制表，然后將報(bào)表嵌入到PowerPoint2000的幻燈片中，并且可以隨時(shí)更新數(shù)據(jù)；

如果為了征求反饋信息將文件發(fā)給一組人，并接收回復(fù)，可使用Word、Excel、PowerPoint等應(yīng)用程序建立文檔、數(shù)據(jù)表或演示文稿，然后使用傳遞郵件功能發(fā)送文件；

如果要建立、打印與分發(fā)部門的業(yè)務(wù)通訊或內(nèi)部簡報(bào)，可以使用Word 2000編寫業(yè)務(wù)通訊或內(nèi)部簡報(bào)，然后使用Outlook 2000的發(fā)送功能分發(fā)通訊、簡報(bào)；

如果要提供數(shù)據(jù)年度報(bào)告、財(cái)政決算報(bào)告等，可以使用Excel 2000或Access 2000建立所需要的列表，使用Word 2000建立年度報(bào)告文件，并將其數(shù)據(jù)進(jìn)行鏈接；

如果想把利用Word、Excel、PowerPoint、Access等應(yīng)用程序編制的文檔發(fā)布到網(wǎng)上，可以利用其存為網(wǎng)頁文件的功能；

如果要使處于不同地方的小組人員進(jìn)行會議討論，可以直接在OFFICE 2000應(yīng)用程序中進(jìn)行會議安排、主持會議、參加會議。

Word、Excel、PowerPoint、Access等組件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相鏈接，或利用復(fù)制粘貼功能使所有數(shù)據(jù)資源共享。

當(dāng)然，我們也可以將這些組件結(jié)合在一起使用，以便使字處理、電子數(shù)據(jù)表、演示文稿、數(shù)據(jù)庫、時(shí)間表、出版物，以及Internet通訊結(jié)合起來，從而創(chuàng)建適用于不同場合的專業(yè)的、生動的、直觀的文檔。